Arbeitszeiteinträge

Allgemein

Arbeitszeiteinträge sind ein zentraler Bestandteil der Zeitwirtschaft und umfassen alle relevanten Zeitkategorien und -parameter für die Dokumentation von Arbeitszeiten, Pausen und Abwesenheiten. Sie ermöglichen eine präzise Erfassung, Nachverfolgung und Anpassung der Arbeitszeiten. Hier finden Sie eine strukturierte Übersicht über Arbeitszeiteinträge, ihre Kategorien, Bearbeitungsmöglichkeiten und die zugehörigen Prozesse.

Kategorien von Arbeitszeiteinträgen

Jeder Arbeitszeiteintrag gehört zu einer der folgenden Kategorien:

• Arbeitszeit:

  • Erfasst die tatsächlich geleistete Arbeitszeit.

  • Kann optional einer Schicht zugeordnet werden.

• Pausenzeit:

  • Dokumentiert Pausenzeiten, die einer Schicht zugeordnet sind.

• Abwesenheit:

  • Automatisch erstellte Arbeitszeiteinträge für Abwesenheiten.

  • Die Dauer wird auf Basis von Vertragsarbeitszeit und Abwesenheitsdetails automatisch berechnet und aktualisiert.

• Korrektur:

  • Automatisch generierte Zeiteinträge zum Ausgleich für Stundensaldo-Vorgaben.

• Auszahlung Überstunden:

  • Erfasst die Dauer für nicht durch Abwesenheit abgesetzte Überstunden.

  • Diese Stunden fließen als negative Ist-Zeit in das Stundensaldo ein.

Struktur eines Arbeitszeiteintrags

Jeder Eintrag umfasst folgende Informationen:

• Start, Ende und Dauer:

  • Diese Daten werden für die Berechnung der Zeiten herangezogen.

• Eingabe:

  • Die ursprünglich erfassten Angaben, die nicht bearbeitet werden können.

• Korrektur:

  • Korrigierte Zeitangaben. Diese können automatisch oder manuell angepasst werden, z. B. wenn eine Stempelung fehlt oder die Zeiten manuell beschnitten wurden.

• Anrechenbar:

  • Die Zeit, die für die Lohnabrechnung relevant ist.

Bearbeitungs- und Freigabeprozess

Nach der Anlage eines Arbeitszeiteintrags können die Felder Korrektur und Anrechenbar verändert werden, solange die Berechtigung „Anwesenheitszeiten“ vorhanden ist. Ein Eintrag kann jedoch nach der Freigabe nur noch unter bestimmten Bedingungen bearbeitet werden:

• Freigabe:

  • Nur Benutzer mit der Berechtigung „Freigabe Anwesenheitszeiten“ können Einträge freigeben.

  • Nach der Freigabe darf ein Eintrag nicht mehr geändert werden, es sei denn, die Freigabe wird zurückgenommen oder der Bearbeiter hat ebenfalls die Freigabeberechtigung.

• Regulierte Arbeitsabläufe:

  • Mit dem Firmenparameter „Arbeitszeiten benötigen Zusage“ kann ein geregelter Prozess von der Eingabe über die Bearbeitung bis zur Freigabe sichergestellt werden.

Bearbeitungsregeln

Je nach Datentyp gelten folgende Bearbeitungsregeln:

• Startzeit vorhanden:

  • Die Start- und Endzeiten können verändert werden.

• Nur Dauer vorhanden:

  • Es kann ausschließlich die Dauer angepasst werden (z. B. bei Erfassung über eine App).

Zuordnung von Arbeitszeiteinträgen

Arbeitszeiteinträge werden einem Datum basierend auf den folgenden Kriterien zugeordnet:

• Schichtdatum:

  • Wenn ein Eintrag einer Schicht zugeordnet ist, wird das Schichtstartdatum als Referenztag genutzt.

• Startdatum Stempelung:

  • Liegt keine Schichtzuordnung vor, wird das Datum des Stempelstarts als Referenztag verwendet.

• Eintragsdatum:

  • Falls weder Schichtinformationen noch Stempelzeiten vorliegen, wird das Datum der Eintragserstellung verwendet.

Besonderheiten bei Abwesenheiten

Arbeitszeiteinträge für Abwesenheiten werden automatisch verwaltet und aktualisiert, wenn folgende Änderungen eintreten:

• Neue oder gelöschte Abwesenheitstage:

  • Die zugehörigen Zeiteinträge werden automatisch angepasst.

• Vertragsarbeitszeit:

  • Änderungen an der Vertragsarbeitszeit wirken sich auf die Dauer der Abwesenheitseinträge aus.

• Änderungen an Abwesenheitstypen oder Werkskalendern:

  • Zukünftige Zeiteinträge werden entsprechend der neuen Einstellungen aktualisiert.

Nach Genehmigung einer Abwesenheit müssen die resultierenden Arbeitszeiteinträge freigegeben werden. Dafür können Berichte wie „Zeitwirtschaft“ oder „Abwesenheit Liste“ genutzt werden.

Zusammenfassung

Arbeitszeiteinträge sind ein essenzielles Werkzeug für die korrekte Erfassung, Bearbeitung und Freigabe von Arbeitszeiten. Durch die klare Strukturierung und automatische Aktualisierung bei Änderungen ermöglichen sie eine präzise Zeitwirtschaft. Mit flexiblen Bearbeitungsregeln und umfangreichen Berechtigungseinstellungen können Unternehmen sicherstellen, dass die erfassten Daten stets korrekt und nachvollziehbar sind.