Ersten Schritte - Einführungsprojekt

Einführungsprojekt für getaiplan

Die Einführung von getaiplan in deinem Unternehmen ist ein strukturierter Prozess, der sicherstellt, dass die Lösung optimal an eure Anforderungen angepasst wird. In diesem Abschnitt findest du eine Beschreibung des Einführungsprozesses sowie aller beteiligten Nutzerrollen und deren Aufgaben.

Einführungsprozess

Der Einführungsprozess für getaiplan umfasst mehrere Phasen, die sicherstellen, dass sowohl die Softwarekonfiguration als auch die Nutzung reibungslos verlaufen. Der Prozess besteht aus folgenden Schritten:

Planungsprozess festlegen: Gemeinsam wird der Planungsprozess im Unternehmen definiert. Es wird geklärt, welche Abläufe standardisiert und durch getaiplan unterstützt werden sollen.
Nutzerrollen definieren: Jede Nutzerrolle wird identifiziert, und deren Aufgaben sowie die Teilnahme am Planungsprozess werden festgelegt.
Rollenbasierte Rechte und Tätigkeiten: Basierend auf den Nutzerrollen werden spezifische Rechte vergeben und die Tätigkeiten der jeweiligen Rolle festgelegt.
Konfiguration des Systems: Das System wird an die definierten Prozesse angepasst und für alle Nutzer konfiguriert.
Schulungen und Handbücher erstellen: Nutzerspezifische Handbücher und Schulungen werden erstellt, damit alle Mitarbeiter das System effizient nutzen können.

Nutzerrollen und ihre Aufgaben

Der Planungsprozess wird von mehreren Nutzerrollen getragen, die alle wichtige Funktionen für eine erfolgreiche Planung übernehmen. Hier sind die typischen Nutzerrollen und deren Aufgaben im Einführungsprojekt. Diese Rollen sind klassische Beispiele und können je nach Unternehmen, Werk, Abteilung oder Team variieren:

Mitarbeiter

Aufgabe im Prozess: Mitarbeiter sind die primären Nutzer, deren Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Einsatzpläne im System verwaltet werden.
Tätigkeiten: Sie greifen auf ihre Schichtpläne zu, beantragen Abwesenheiten und erhalten Benachrichtigungen über Planungsänderungen.
Rechte: Einsicht in persönliche Pläne, Beantragung von Abwesenheiten.

Planer

Aufgabe im Prozess: Planer erstellen und aktualisieren Schichtpläne für die Organisationseinheiten.
Tätigkeiten: Erstellung und Anpassung von Schichtplänen, Zuordnung von Mitarbeitern basierend auf Qualifikationen und Verfügbarkeiten.
Rechte: Zugriff auf Planungsdaten, Verwaltung der Einsatzplanung und Änderung von Plänen.

Betriebsrat

Aufgabe im Prozess: Der Betriebsrat sorgt dafür, dass die Planung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben und Mitarbeiterinteressen erfolgt.
Tätigkeiten: Kontrolle der Pläne auf Konformität mit den betrieblichen Vereinbarungen.(z.B. BV)
Rechte: Einsicht.

Betriebsleiter

Aufgabe im Prozess: Der Betriebsleiter verfolgt Trends und Entwicklungen im Personalbedarf, stellt sicher, dass genügend Mitarbeiter vorhanden sind, und überwacht, ob die Produktionsmengen umsetzbar sind.
Tätigkeiten: Überwachung der Personalverfügbarkeit, Analyse von Trends, Sicherstellung der Umsetzbarkeit von Produktionsanforderungen.
Rechte: Übergeordnete Sichtenrechte auf alle Planungsdaten, um einen Überblick über Trends und Engpässe zu erhalten.

Systemadministrator

Aufgabe im Prozess: Der Systemadministrator sorgt für die technische Verwaltung des Systems und die Konfiguration aller nutzerspezifischen Einstellungen.
Tätigkeiten: Verwaltung von Benutzerrollen, Einrichtung und Pflege der Organisationsstrukturen und Schichtmodelle.
Rechte: Vollzugriff auf alle Systemfunktionen, Verwaltung der Benutzerrechte.

Personalleitung (HR)

Aufgabe im Prozess: Die Personalleitung überwacht die Schicht- und Abwesenheitsplanung und sorgt für eine effiziente Ressourcennutzung.
Tätigkeiten: Kontrolle der Mitarbeiterdaten, Auswertung von Planungsdaten, Pflege der Qualifikationsmatrizen, Ableiten von Entwicklungsmaßnahmen zur Qualifikation.
Rechte: Einsicht in alle Mitarbeiter- und Planungsdaten, Reporting.

Ableitung von Rechten, Tätigkeiten, Konfiguration und Handbüchern

Rechtevergabe: Basierend auf den definierten Nutzerrollen wird jede Rolle mit den notwendigen Rechten ausgestattet, um ihre Aufgaben effizient zu erfüllen.
Tätigkeiten festlegen: Die Aufgaben der Nutzerrollen bestimmen, welche Tätigkeiten im System durchgeführt werden können.
Systemkonfiguration: Das System wird entsprechend den definierten Prozessen und Rollen so eingerichtet, dass alle betrieblichen Anforderungen abgedeckt sind.
Handbücher und Schulungen: Nutzerrollen-spezifische Handbücher und Schulungen werden erstellt, um sicherzustellen, dass jeder Nutzer seine Aufgaben im System problemlos umsetzen kann.

Die Einführung von getaiplan soll sicherstellen, dass jeder Schritt des Planungsprozesses klar definiert ist und jede Rolle im Unternehmen ihre Aufgaben kennt und optimal erfüllt. Durch eine strukturierte Einweisung und klare Rollenverteilung wird der Übergang zu getaiplan erleichtert und die Effizienz im Betrieb gesteigert.