Datenverwaltung

Einführung

In der modernen Arbeitswelt ist eine präzise und flexible Datenverwaltung unerlässlich, um effektive und zukunftssichere Entscheidungen im Bereich Workforce Management zu treffen. getaiplan unterstützt Unternehmen dabei, Daten effizient zu organisieren und nutzbar zu machen. Durch die Verwaltung von Gültigkeits- und Verwendungszeiträumen lassen sich Daten klar strukturieren und für spezifische Zeiträume aktivieren oder deaktivieren, was zu höherer Genauigkeit und Planbarkeit führt.

Mit einer durchdachten Strategie für die Lebenszyklen von Daten sowie spezifischen Verwaltungsaktionen wie Archivieren, Löschen und Beenden bietet getaiplan eine umfassende Lösung für kontrollierte Datenpflege. Dadurch bleibt die Software langfristig erweiterbar und zukunftssicher. Die Hawk-Strategie für die Datenverwaltung stellt sicher, dass Gültigkeitszeiträume von verknüpften Daten klar getrennt bleiben und keine unbeabsichtigten Änderungen in andere Bereiche übergreifen. Gleichzeitig bieten Transferdialoge flexible Möglichkeiten, Daten effizient in verschiedene Kontexte zu übertragen.

Dieser Leitfaden erklärt die Grundlagen der Datenverwaltung in getaiplan und zeigt, wie die verschiedenen Funktionen dazu beitragen, die Datensicherheit zu gewährleisten und die Planungsprozesse optimal zu unterstützen.

Gültigkeitszeitraum verstehen

Alle Daten im System haben eine Gültigkeitsdauer, die den Zeitraum bestimmt, in dem sie aktiv und zugänglich sind. Der Gültigkeitszeitraum legt fest, wann die Daten im System aktiv sind und ihre Wirkung entfalten.

• Startdatum: Ab diesem Datum sind die Daten aktiv und im System verfügbar.

• Enddatum: Nach diesem Datum gelten die Daten als abgelaufen und werden nicht mehr aktiv verwendet.

Beispiele für Gültigkeitszeiträume:

1. Qualifikationen: Wenn du eine zukünftige Qualifikation eingibst, wird sie von der KI beachtet und in Planungen berücksichtigt. Ändert sich eine Qualifikation beispielsweise im Januar, spiegelt sich dies in zukünftigen Berichten wider, wenn du in der Zeit vorausblickst.

2. Funktionszuweisungen: Die Zuordnung einer Funktion zu einem Benutzer hat ebenfalls einen Gültigkeitszeitraum. Die Funktionszuweisung bestimmt, ab wann und wie lange eine Funktion für diesen Benutzer aktiv ist.

3. Schichtsysteme: Schichtsystemvorlagen nutzen ebenfalls Gültigkeitszeiträume

Anzeigefilter:

• Es werden nur die Daten geladen, die im ausgewählten Zeitraum gültig sind. Wenn beispielsweise ein bestimmtes Qualifikationslevel erst in der Zukunft aktiv wird, weil ein Auszubildender seine Ausbildung abgeschlossen hat, erscheint dieser zukünftige Status erst dann in der Planung, wenn in den entsprechenden Zeitraum „vorgeblättert“ wird.

Achtung:
In getaiplan werden die Gültigkeitszeiträume von miteinander verbundenen Themen nicht automatisch angepasst oder gekürzt. Jeder Bereich besitzt einen eigenen Gültigkeitszeitraum, der unabhängig von anderen besteht. Dadurch wird sichergestellt, dass die Datenintegrität gewahrt bleibt und Anpassungen nicht ungewollt in andere Datenbereiche übergreifen.

Beispiel:

• Die Funktion eines Mitarbeiters besitzt einen eigenen, festgelegten Gültigkeitszeitraum.

• Die darauf basierenden Qualifikationen haben ebenfalls eine eigene Gültigkeit, die unabhängig von der Mitarbeiterfunktion definiert ist.

Möglicher Fall: Ein Mitarbeiter verfügt zwar über die Qualifikation bzw. Ausbildung als Schweißer, wird im Unternehmen jedoch nicht in der Funktion eines Schweißers eingesetzt. Da die Funktion „Schweißer“ diesem Mitarbeiter nicht zugewiesen ist, existiert kein spezifischer Gültigkeitszeitraum für diese Qualifikation.

Hinweis:
Für komplexe Anwendungsfälle, in denen zusätzliche Flexibilität benötigt wird, können Transferdialoge als Workaround eingesetzt werden. Diese ermöglichen die Übertragung von Daten in andere Kontexte oder erleichtern die erweiterte Nutzung von Daten, ohne die ursprünglichen Gültigkeitszeiträume anzupassen.

Verwendungszeitraum

Der Verwendungszeitraum legt fest, ob Daten im Moment der manuellen Aktion – wie z. B. bei der Bearbeitung, Erstellung oder Anlage – aktiv genutzt werden dürfen. Als Nutzer kannst du nur innerhalb des aktuellen Verwendungszeitraums Daten anlegen, bearbeiten oder nutzen. Außerhalb dieses Verwendungszeitraums sind die Daten weder sichtbar noch bearbeitbar und können daher für neue Aktionen nicht genutzt werden.

Das bedeutet, dass alle Aktionen – wie das Anlegen, Bearbeiten oder Verwalten von Daten – nur innerhalb des Verwendungszeitraums möglich sind. Dieser Zeitraum ist unabhängig vom Gültigkeitszeitraum der Daten. Ein Datensatz kann also einen längeren Gültigkeitszeitraum haben, der seine Verfügbarkeit für das System angibt, aber dennoch nur innerhalb eines spezifischen Verwendungszeitraums bearbeitbar sein.

Der Verwendungszeitraum gibt an, wann Aktionen auf die Daten ausgeführt werden können.

Beispiele für Verwendungszeiträume:

• Abwesenheitstypen: Ein Urlaub kann für zukünftige Zeiträume angelegt werden, solange der Abwesenheitstyp sich aktuell innerhalb seines Verwendungszeitraums befindet. Dies bedeutet, dass ein zukünftiger Urlaub gebucht werden kann, selbst wenn der Verwendungszeitraum des Abwesenheitstyps bald endet – jedoch muss die Anlage innerhalb des aktiven Verwendungszeitraums erfolgen.

• Vorlagen und Typen: Schichtsystemvorlagen und andere Objekte besitzen ebenfalls einen Verwendungszeitraum, der angibt, wann sie aktiv genutzt werden können. Dieser Verwendungszeitraum bestimmt, wann du die Vorlagen für Planungen bearbeiten und einsetzen kannst.

Anzeigefilter

Der Anzeigefilter kann nicht manuell gesetzt werden, sondern arbeitet im Hintergrund. Er zeigt nur die Verwendungszeiträume an, die aktuell aktiv sind und für Aktionen verfügbar gemacht werden können. Dies begrenzt die Datenansicht auf die derzeit nutzbaren Verwendungszeiträume und blendet alle nicht verfügbaren Daten aus.

Daumenregel wann was verwendet wird:

• Gültigkeitszeitraum: Wenn Daten automatisiert verarbeitet werden.

• Verwendungszeitraum: Wenn es sich um Objekte, Vorlagen, Typen oder spezifische Datenelemente wie Abwesenheitstypen handelt.

Aktionen zur Datenverwaltung

Du hast drei Möglichkeiten, um die Lebensdauer und Verfügbarkeit von Daten zu steuern:

1. Archivieren

   • Archivieren bedeutet, dass die Daten im System bleiben, aber ausgeblendet werden. Sie sind für die normalen Nutzer unsichtbar, bleiben jedoch im Hintergrund gespeichert.

   • Diese Option ist sinnvoll, wenn du Daten vorübergehend verstecken, aber später vielleicht wieder sichtbar machen möchtest.

2. Löschen

   • Beim Löschen entfernst du die Daten endgültig aus dem System. Sie sind dann weder sichtbar noch wiederherstellbar.

   • Nutze diese Aktion nur, wenn du sicher bist, dass die Daten endgültig weg können und nicht mehr benötigt werden.

   • Da beim Löschen alle Verweise auf diesen Datensatz ebenfalls entfernt werden, werden auch alle damit verbundenen Datensätze ungültig – weshalb diese Aktion mit Vorsicht angewendet werden sollte!

3. Beenden

   • Mit der Aktion "Beenden" kannst du die Gültigkeitsdauer der Daten vorzeitig beenden. Dabei wird das Enddatum angepasst, sodass die Daten ab einem von dir bestimmten Zeitpunkt nicht mehr gültig sind.

   • So kannst du das Ablaufdatum anpassen, ohne die Daten zu löschen oder zu archivieren.

Wann du welche Aktion wählen solltest

• Archivieren: Wenn du die Daten kurzzeitig verstecken, aber bei Bedarf wieder aktivieren möchtest.

• Löschen: Wenn die Daten dauerhaft gelöscht werden sollen und du sie nicht mehr brauchst.

• Beenden: Wenn du den Zeitraum begrenzen willst, ohne die Daten ganz zu entfernen.

Zusammenfassung

Mit den Aktionen Archivieren, Löschen und Beenden hast du flexible Optionen zur Datenverwaltung, um Daten je nach Bedarf zu steuern.

Zeitlogik

Vergangenheitsbearbeitung

In getaiplan kann die Bearbeitung von Daten in der Vergangenheit bis maximal zwei Jahre zurück erfolgen. Die genaue Zeitspanne und ob vergangene Daten überhaupt bearbeitet werden dürfen, können individuell in den Firmeneinstellungen festgelegt werden. Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, ihre Datenbearbeitung an spezifische organisatorische Anforderungen anzupassen.

Datumseingaben

Für unbegrenzte Zeiträume – zum Beispiel, wenn kein Enddatum für den Gültigkeitszeitraum gesetzt ist – lässt getaiplan ein leeres Feld zu. Intern wird dies als „unendlich“ interpretiert und durch das Datum 31.12.2999 ersetzt.

• Gültig von
  Der Begriff „Gültig von“ bezeichnet den Start des Gültigkeitszeitraums. Ein Standardwert, wenn kein Startdatum gesetzt wird, ist das heutige Datum.

• Gültig bis
  Der Begriff „Gültig bis“ bezeichnet das Ende des Gültigkeitszeitraums. Wenn kein Enddatum gesetzt wird, bleibt das Feld leer, was als „unendlich“ interpretiert wird und im System durch das Datum 31.12.2999 dargestellt wird.