Mitarbeiter - Abwesenheiten

Die Planung von Schichten in deinem Unternehmen erfordert eine präzise Berücksichtigung von Abwesenheiten. Wenn Mitarbeiter abwesend sind, können sie nicht in Schichten eingeplant werden, und ihre Soll-Arbeitsstunden reduzieren sich automatisch entsprechend der Anzahl ihrer abwesenden Tage. Hier erfährst du alles Wichtige über die Verwaltung von Abwesenheiten, die Typen, die Urlaubsverwaltung und die spezifischen Regelungen.

Definition und Bedeutung von Abwesenheiten

Abwesenheiten sind Zeiträume, in denen ein Mitarbeiter wegen Urlaub, Krankheit oder anderen Gründen nicht zur Verfügung steht. Diese Zeiträume wirken sich direkt auf deine Personaleinsatzplanung aus, da die betroffenen Mitarbeiter nicht eingeplant werden können. Gleichzeitig werden die Soll-Arbeitsstunden entsprechend angepasst.

Abwesenheitstypen

Abwesenheitstypen wie Urlaub, Krankheit, Elternzeit und Fortbildung kannst du individuell konfigurieren. Diese Typen können beantragt und genehmigt werden. Du kannst auch weitere Typen hinzufügen, um spezifische Abwesenheiten besser zu berücksichtigen.

Urlaubsverwaltung

Die Verwaltung von Urlaubstagen ist ein zentraler Bestandteil deiner Abwesenheitsplanung. Folgende Felder stehen dir standardmäßig zur Verfügung:

Urlaubsanspruch

Der reguläre Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters gilt für das jeweilige Kalenderjahr.
Der Anspruch kann komplett im vorgesehenen Jahr genutzt werden (z. B. 30 Tage Anspruch in 2025 können in 2025 genommen werden).
Die Übertragung des Resturlaubs ins nächste Jahr erfolgt automatisch, aber nur unter bestimmten Bedingungen.

Logik zur Übertragung ins Folgejahr ("In Folgejahr übernommen"):

Standardmäßig wird ungenutzter Urlaubsanspruch bei einem Jahreswechsel automatisch ins Folgejahr übertragen. Diese Funktion kann jedoch in den Firmeneinstellungen deaktiviert werden, falls dies gewünscht ist.
In einem anderen Fall kann Urlaub auch noch vor dem Jahreswechsel ins Folgejahr übertragen werden. Das bedeutet, dass du schon im aktuellen Kalenderjahr den Urlaub des Folgejahres planen kannst, wenn du weißt, dass du bestimmte Tage ins nächste Jahr übernehmen möchtest.

Warum ist das nützlich?

Viele Unternehmen planen das Folgejahr bereits im letzten Quartal des laufenden Jahres. Dies erleichtert dir die Organisation und erlaubt es dir, frühzeitig die Verfügbarkeit von Mitarbeitern sicherzustellen.
Außerdem können Mitarbeiter so frühzeitig Urlaub einreichen, wenn sie wissen, dass sie im nächsten Jahr bestimmte Tage benötigen.

Beispiel 1:

Angenommen, ein Mitarbeiter hat im Jahr 2025 einen Anspruch auf 30 Urlaubstage und plant bereits im November 2025 einen Teil seines Urlaubs für Januar 2026. Mit der Funktion kannst du sicherstellen, dass diese Tage korrekt ins Jahr 2026 übertragen und dort eingeplant werden. Falls jedoch im Dezember entschieden wird, den geplanten Urlaub zu stornieren, stehen diese Tage wieder im Jahr 2025 zur Verfügung. Dadurch erhöht sich die Flexibilität und du kannst dynamisch auf Planungsänderungen reagieren.

Beispiel 2:

Angenommen, ein Mitarbeiter hat im Jahr 2025 einen Anspruch auf 30 Urlaubstage. Im Jahr 2025 nimmt er 25 Tage Urlaub. Die restlichen 5 Tage werden automatisch ins Jahr 2026 übertragen. Im Jahr 2026 hat der Mitarbeiter erneut einen Anspruch von 30 Tagen. Falls er mehr als diese 30 Tage nimmt, z. B. 32 Tage, werden die zusätzlichen 2 Tage aus den übertragenen 5 Tagen von 2025 entnommen. Dadurch wird der Wert "In Folgejahr übernommen" auf 2 gesetzt. Wenn der Mitarbeiter dann im Jahr 2026 einen der 32 Tage storniert, wird dieser wieder dem Jahr 2025 gutgeschrieben und die Anzeige "In Folgejahr übernommen" reduziert sich auf 1.

Korrekturanspruch

Dieses manuell pflegbare Feld erlaubt dir, den Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters anzupassen.
Es wird für Sonderfälle wie zusätzliche externe Urlaube genutzt.
Positive oder negative Werte können eingetragen werden, um den Anspruch entsprechend zu erhöhen oder zu reduzieren.

Abwesenheitsanträge

Mitarbeiter können Abwesenheitsanträge stellen, sofern das entsprechende Modul aktiviert ist und sie die Berechtigung haben. Die wichtigsten Punkte:

Freigabeprozess: Anträge werden von einem Verantwortlichen geprüft und genehmigt oder abgelehnt.
Transparenz: Du kannst dir eine Übersicht über alle Abwesenheiten eines Mitarbeiters im Mitarbeiterdialog anzeigen lassen.

Besondere Regelungen

Werkskalendereinträge

Tage, die im Werkskalender als arbeitsfrei markiert sind, verbrauchen keine Urlaubstage.
Bei tages-spezifischen Arbeitszeiten (z. B. nur Schichttage):
- Reguläre "arbeitsfreie" Tage im Werkskalender werden ignoriert.
- Urlaubstage werden nur an tatsächlich geplanten Arbeitstagen angerechnet.

Vorläufige Abwesenheiten

Vorläufige Abwesenheiten helfen dir, Änderungen in der Abwesenheitsdauer flexibel zu handhaben, z. B. bei noch ausstehenden ärztlichen Attesten.
Diese Markierung erleichtert die Datenübergabe an Schnittstellen (z. B. SAP), da der Status explizit ausgewiesen wird.

Parameter zur Urlaubsverwaltung

Vorauserstellung des Urlaubsanspruchs

Du kannst festlegen, wie weit in die Zukunft Urlaubsansprüche geplant werden dürfen.
Standardmäßig ist der 01.10. eines Jahres der Stichtag für die Erstellung neuer Zeiträume.
Beispiel: Bei einer 2-Jahres-Regel steht das Folgejahr und ab dem Stichtag auch das übernächste Jahr zur Verfügung.

Verfall von Urlaubsansprüchen

Der Verfall von Urlaubsansprüchen wird durch einen festgelegten Parameter geregelt.
Nach Ablauf des festgelegten Datums verfallen nicht genutzte Urlaubstage des Vorjahres.
Bis zum Verfalldatum bleiben die Tage für künftige Planungen verfügbar.

Siehe auch

Abwesenheitstypen: Definition und Konfiguration individueller Abwesenheitstypen.
Genehmigungsprozesse: Übersicht über die Rechte und Verantwortlichkeiten bei Abwesenheitsanträgen.

Zusammenfassung

Die sorgfältige Verwaltung von Abwesenheiten gewährleistet eine optimale Schichtplanung und eine korrekte Urlaubsberechnung. Mit den konfigurierbaren Typen, flexiblen Urlaubsansprüchen und automatisierten Prozessen kannst du Abwesenheiten effizient planen und deren Auswirkungen minimieren.

Zusätzliche Rechte und Optionen für die Abwesenheitserstellung

In diesem Abschnitt erfährst Du, welche Rechte erforderlich sind, um Abwesenheiten korrekt zu genehmigen, und welche Einstellungsmöglichkeiten es gibt, um dies zu erleichtern.

Rechte für die Abwesenheitserstellung

Um Abwesenheiten erfolgreich eintragen und genehmigen zu können, müssen folgende Rechte berücksichtigt werden:

Recht auf Genehmigung von Abwesenheiten: Dieses Recht erlaubt es dem Verantwortlichen, einen Abwesenheitsantrag zu genehmigen oder abzulehnen.
Recht auf Zugriff auf die Zielabteilung des Mitarbeiters: Der Planer benötigt Zugriff auf den disziplinarischen Bereich des Mitarbeiters, dessen Abwesenheit genehmigt werden soll.
Recht zur Bearbeitung von Schichtpersonal ("SHIFTSTAFF-EDIT"): Falls der Mitarbeiter während der Abwesenheit in einer Schicht eingeplant ist, muss der Planer die Berechtigung haben, das Schichtpersonal entsprechend anzupassen.

Ohne diese Rechte wird bei der Abwesenheitserstellung ein Fehlerdialog angezeigt, der auf die fehlenden Rechte hinweist.

Option: "Ignoriere für Abwesenheitserstellungen weitere benötigte Rechte"

Falls das Anpassen von Rechten zu aufwändig ist oder eine Vereinfachung gewünscht wird, kannst Du in den Einstellungen unter Parameter > Rechte die Option "Ignoriere für Abwesenheitserstellungen weitere benötigte Rechte" aktivieren.

Funktion dieser Einstellung:
Wenn diese Option aktiviert ist, können Abwesenheiten ohne die sonst notwendigen Rechte (z. B. das Recht zur Bearbeitung von Schichtpersonal) eingetragen werden. Dies erleichtert den Genehmigungsprozess und vermeidet Fehler aufgrund fehlender Berechtigungen.
Beispielhafte Anwendung:
Ein Mitarbeiter stellt einen Urlaubsantrag, während er in einer Schicht eingeplant ist. Ohne diese Einstellung würde der Planer das Recht benötigen, das Schichtpersonal zu bearbeiten. Mit aktivierter Option wird der Mitarbeiter automatisch aus den betroffenen Schichten entfernt, ohne dass weitere Rechte erforderlich sind.

Umsetzungsmöglichkeiten

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie mit Abwesenheiten in Bezug auf Schichtplanung umgegangen werden kann:

Automatisches Entfernen aus Schichten:
Beim Eintragen der Abwesenheit wird der Mitarbeiter automatisch aus geplanten Schichten entfernt. Voraussetzung ist, dass der Planer das Recht zur Bearbeitung des Schichtpersonals besitzt (SHIFTSTAFF-EDIT).
Aktivieren der Option "Ignoriere für Abwesenheitserstellungen weitere benötigte Rechte":
Durch diese Einstellung entfällt die Notwendigkeit, das Schichtpersonal manuell zu bearbeiten, da Abwesenheiten direkt eingetragen werden können.

Empfehlung zur Konfiguration

Prüfe, ob die Option "Ignoriere für Abwesenheitserstellungen weitere benötigte Rechte" für Dein Unternehmen sinnvoll ist. Diese Einstellung eignet sich insbesondere, wenn der Fokus auf einer schnellen und unkomplizierten Abwesenheitsverwaltung liegt.
Stelle sicher, dass Planer und Genehmigende über die Rechte verfügen, die für ihre jeweilige Rolle notwendig sind, um Fehler und Planungsprobleme zu vermeiden.

Mit diesen zusätzlichen Informationen kannst Du sicherstellen, dass die Abwesenheitsverwaltung reibungslos funktioniert und die Schichtplanung effizient angepasst wird.