Personal
Das Firmenpersonal wird in getaiplan als Mitarbeiter bezeichnet. Ein Mitarbeiter stellt eine reale oder zu planende Entität dar.
Mitarbeiter lassen sich manuell, durch einen Import einer Datei oder durch automatisierten Import (z.B. SAP) anlegen. Für jeden Mitarbeiter kann hierbei ein Account mit eigenen Login Informationen erzeugt werden.
Jedem Mitarbeiter können verschiedene Rechte gegeben werden. Diese Rechte bestimmen unter anderem was ein Mitarbeiter sehen darf und welche Änderungen er vornehmen darf. Dadurch ist gewährleistet, dass lediglich Planer Schichten manipulieren können und Mitarbeiter nur die eigenen Schichten sehen können.
Je nach Modulen und Rechten kann ein Mitarbeiter aktiv das Programm nutzen oder die Planung mitgestalten. Unter anderem existieren hierfür ein Chat sowie verschiedene Anfragemöglichtkeiten, wie zum Beispiel für Abwesenheiten, Schichttausch oder Schichtbewerbung.
Des Weiteren kann für jeden Mitarbeiter individuell die jährliche Anzahl an Urlaubstagen und die wöchentliche Arbeitszeit zugewiesen werden.
Personalerstellung
Über den “Plus” Button kann ein einzelner Mitarbeiter angelegt werden. Hierfür muss initial lediglich der Name angegeben werden. Optional kann auch eine E-Mail-Adresse angegeben werden. Alle weiteren Details können nachträglich bearbeitet werden. Falls eine E-Mail-Adresse angegeben wurde und der Haken bei “Mitarbeiter ist aktiv” gesetzt ist, werden die automatisch generierten Login Informationen an diese gesendet.
Sollen die Login Informationen noch nicht gesendet werden, muss “Mitarbeiter ist aktiv” deaktiviert werden.
Um die Mitarbeiter in der Planung verwenden zu können, müssen diese aktiv sein. Inaktive Mitarbeiter werden leicht ausgegraut dargestellt. Mitarbeiter können aktiviert werden, indem man diese in der Liste auswählt und anschließend im Sandwichmenü “Ausgewählte aktiv setzen” auswählt.
Im Sandwichmenü findet sich ein Eintrag um mehrere Mitarbeiter mittels einer Excel Datei zu importieren. Im Importdialog steht eine Beispieldatei, welche alle übertragbaren Felder enthält, zur Verfügung.
Mitarbeiterdetaildialog
Der Detaildialog eines Mitarbeiters enthält alle ihn betreffenden Stammdaten zusammengefasst. Er steht an verschiedenen Orten im Programm zur Verfügung. Auf der Mitarbeiter-Seite kann er durch einen Klick auf einen Mitarbeiter geöffnet werden, auf der Planungsseite dagegen durch das Mitarbeitersymbol im Tooltip einer Person.
Der Detaildialog enthält die Reiter “Informationen“, “Vertrag und Arbeitszeit“, “Attribute” und “Mitarbeiterplanung“.
Der Reiter “Informationen” enthält die Kontaktinformationen des Mitarbeiters und zugeordneten Daten/Dateien der Digitalen Personalakte. Außerdem kann hier der Disziplinarische Bereich und die Rechte des Mitarbeiters verwaltet werden.
Unter “Vertrag und Arbeitszeit” werden vertragliche Informationen bezüglich Arbeitszeit und Urlaubsanspruch festgehalten. Abwesenheiten können hier eingesehen und verwaltet werden.
In “Attribute” und “Mitarbeiterplanung” können weitere Einstellungen vorgenommen werden, die die Einplanungsmöglichkeiten des Mitarbeiters definieren.
Attribute
Mit den Attributen eines Mitarbeiters besteht die Möglichkeit zusätzliche Informationen zu hinterlegen, die auch zur gezielten Einplanung des Mitarbeiters verwendet werden können.
Funktionen
Funktionen sind eine allgemeine Arbeitsbeschreibung. Sie können für Schichten als Personalbedarf angegeben werden, der durch Mitarbeiter mit der entsprechenden Funktion (Schichtpersonal) gedeckt wird.
Die Funktionen werden auf der Mitarbeiter-Seite verwaltet, und entweder per Drag-and-Drop oder über den Mitarbeiterdetaildialog unter “Attribute” zugeordnet.