Schichtplanfreigabe in getaiplan
Die Schichtplanfreigabe hilft dir dabei, fertig geplante Schichten kontrolliert für deine Mitarbeiter zu veröffentlichen. Sobald ein Schichtplan freigegeben ist, können deine Mitarbeiter ihre zugeordneten Schichten in „Mein Plan“ einsehen und erhalten Benachrichtigungen über Änderungen.
1. Wofür brauchst du die Schichtplanfreigabe?
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Transparente Veröffentlichung: Nur fertig geplante Schichten werden für die Mitarbeiter sichtbar.
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Fortlaufende Planänderungen: Du kannst weitere Änderungen am Schichtplan vornehmen, ohne die Freigabe jedes Mal erneut zurückzunehmen.
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Benachrichtigungsfunktion: Deine Mitarbeiter erhalten automatisch Nachrichten, wenn es Änderungen an ihren Schichten gibt (etwa ein Schichttausch oder Anpassungen bei Abwesenheiten).
2. Voraussetzungen
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Modul aktivieren
Stelle sicher, dass das Modul Schichtplanfreigabe in deinem System aktiviert ist. Dies geschieht in den System-Einstellungen deines getaiplan. -
Benachrichtigungs-Einstellungen
In den Firmeneinstellungen unter Parameter → Firmenstruktur Parameter kannst du festlegen, welche Mitarbeiter bzw. welche organisatorischen Einheiten Benachrichtigungen zur Freigabe erhalten.Wichtig: Es wird nicht ausgewertet, wo die Schicht liegt, sondern zu welcher Firmenstruktur (Disziplinarstruktur) der jeweilige Benutzer gehört. Wenn du also möchtest, dass bestimmte User E-Mails über die Freigabe erhalten, musst du diese entsprechend ihrer Firmenstruktur einstellen.
3. So funktioniert die Freigabe
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Freigabe auslösen
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Öffne deinen aktuellen Schichtplan in der Planungsansicht.
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Klicke auf die Option Freigeben (oder den entsprechenden Button in deiner Oberfläche).
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Mit jeder Freigabe wird die minimale Freigabestufe um 1 erhöht, basierend auf den einbezogenen Standorten und dem Zeitraum.
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Freigabe zurücknehmen (Ablehnen)
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Möchtest du eine bereits durchgeführte Freigabe zurücknehmen, nutze die Option Ablehnen.
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Dabei wird die maximale Freigabestufe um 1 verringert, wiederum abhängig von Standorten und Zeitraum.
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4. Benachrichtigungen
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Wer bekommt eine Benachrichtigung?
Das Benachrichtigungssystem prüft die Firmenstruktur des Benutzers, nicht die Struktur der Schicht. Nur wenn in den Parametern eingestellt ist, dass die entsprechende Firmenstruktur eine Benachrichtigung erhalten soll, wird eine E-Mail oder In-App-Mitteilung versendet. -
E-Mail oder App?
Unter Firmeneinstellungen → Parameter → Firmenstruktur Parameter legst du fest, ob die Benachrichtigungen per E-Mail, App oder gar nicht erfolgen. -
Planer-Benachrichtigungen
Achte darauf, dass auch du als Planer in der richtigen Firmenstruktur eingetragen bist, wenn du selbst Benachrichtigungen erhalten möchtest.
5. Praxisbeispiel
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Plan fertigstellen
Erstelle deinen Schichtplan wie gewohnt und weise die Mitarbeiter ein. -
Freigeben
Bist du mit der Planung zufrieden, klickst du auf „Freigeben“. Damit wird der Plan für die betroffenen Mitarbeiter sichtbar, sofern ihre Firmenstruktur freigeschaltet ist. -
Benachrichtigung erhalten
– Die Mitarbeiter, die im entsprechenden Firmenstrukturzweig zugeordnet sind, erhalten jetzt automatisch eine E-Mail oder eine App-Benachrichtigung.
– Diese erinnert sie gegebenenfalls, die nächste Freigabestufe zu genehmigen (falls ihr Genehmigungsprozess das vorsieht). -
Änderungen nach Freigabe
– Du kannst trotzdem weiter an kleineren Änderungen arbeiten.
– Die Mitarbeiter sehen dann die aktualisierten Informationen in ihrem „Mein Plan“ und erhalten ggf. Änderungsbenachrichtigungen.
6. Zusammenfassung
Die Schichtplanfreigabe ist ideal, um Mitarbeiter nur dann über ihre Schichten zu informieren, wenn der Plan tatsächlich steht. Dank der flexiblen Freigabestufen und der gezielten Konfiguration in den Firmeneinstellungen steuerst du ganz einfach, wer informiert wird – und vermeidest so unnötige Benachrichtigungen.
Sollte etwas unklar sein oder du weitere Fragen haben, wende dich gerne an deinen Systemadministrator oder unseren Support.
Viel Erfolg bei der Verwendung der Schichtplanfreigabe in getaiplan!