In getaiplan kannst Du jedem Mitarbeitenden einen technischen Status zuweisen. Der Status bestimmt, wie die Person im System behandelt wird – insbesondere in Bezug auf Einplanungen, Datenhaltung und Lizenzen. Hier findest Du eine Übersicht über alle verfügbaren Status und deren Auswirkungen:
Aktiv
Ein „aktiver“ Mitarbeitender ist ganz normal im System eingebunden.
Was bedeutet das konkret?
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Der Mitarbeitende kann eingeplant werden
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Alle Funktionen stehen zur Verfügung
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Lizenz wird gezählt
Typischer Use Case:
Reguläre Beschäftigte, die aktuell im Einsatz sind
Inaktiv
Ein „inaktiver“ Mitarbeitender bleibt im System, kann aber nicht mehr eingeplant werden.
Was passiert bei Umstellung auf inaktiv?
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Zukünftige Einplanungen werden entfernt
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Mitarbeitende können nicht mehr eingeplant werden
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Alle bisherigen Daten bleiben erhalten (Vergangenheit und Zukunft)
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Lizenz wird nicht mehr gezählt
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Kann jederzeit wieder reaktiviert werden, ohne Datenverlust
Typischer Use Case:
Zeitarbeitende, kurzfristige Austritte, Elternzeit etc.
Löschkennzeichen
Der Status „Löschkennzeichen“ markiert den Mitarbeitenden als zur Löschung vorgesehen – mit ersten vorbereitenden Maßnahmen.
Was passiert bei Setzen des Löschkennzeichens?
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Zukünftige Einplanungen werden entfernt
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Abwesenheiten in der Zukunft werden gelöscht
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Beschäftigungszeitraum und zugehörige Attribute werden beendet
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Die Vergangenheit bleibt vollständig erhalten
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Lizenz wird nicht mehr gezählt
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Mitarbeitende können bei Bedarf wieder reaktiviert werden
Typischer Use Case:
Vorbereitung auf Anonymisierung oder Löschung. Oder: Mitarbeitende, die nach langer Pause eventuell zurückkehren.
Anonymisieren
Beim Anonymisieren werden personenbezogene Daten vollständig entfernt – dieser Schritt ist nicht umkehrbar.
Was passiert beim Anonymisieren?
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Vor- und Nachname werden zu „Jon Doe“
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Personalnummer wird entfernt
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Alle bisherigen Daten und Schichteinplanungen bleiben erhalten
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Lizenz wird nicht mehr gezählt
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Mitarbeitende können nicht mehr reaktiviert werden
Typischer Use Case:
Datenschutzkonforme Aufbewahrung von Einsatzdaten ohne personenbezogene Informationen.
Vollständig löschen
Beim vollständigen Löschen werden alle Daten des Mitarbeitenden aus dem System entfernt – inklusive Vergangenheit.
Was passiert beim vollständigen Löschen?
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Sämtliche Daten werden endgültig gelöscht
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Auch historische Schichteinplanungen verschwinden
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Lizenz wird nicht mehr gezählt
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Mitarbeitende können nicht mehr reaktiviert werden
Typischer Use Case:
Datenbereinigung nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen oder auf ausdrücklichen Wunsch.
Hinweis:
Zwischen den Status „inaktiv“, „Löschkennzeichen“ und „anonymisiert“ kannst Du gezielt den passenden Weg zur Datenverwaltung wählen – je nach gewünschter Datenhaltung und Reaktivierungsmöglichkeit.
Was passiert bei Wiedereintritt?
Wenn ehemalige Mitarbeitende erneut ins Unternehmen eintreten, stellt sich die Frage, wie mit der bestehenden oder gelöschten Personalnummer und dem Nutzerdatensatz umgegangen wird. Die Auswirkungen hängen dabei stark vom letzten technischen Status der Person ab:
➤ Wiedereintritt ohne Löschkennzeichen
Wenn der Status nie auf „Löschkennzeichen“ gesetzt wurde, kann die Person problemlos wieder aktiviert werden.
Was passiert?
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Es wird kein neuer Nutzer angelegt
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Die ursprüngliche Personalnummer bleibt bestehen
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Die Reaktivierung kann automatisch erfolgen – abhängig davon, ob die Schnittstelle den neuen Beschäftigungszeitraum überträgt
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Ist das nicht der Fall, muss der Zeitraum manuell gesetzt werden
Wichtig: Die Möglichkeit zur Reaktivierung hängt von den technischen Einstellungen des Portationsplans ab.
➤ Wiedereintritt mit Löschkennzeichen
Wurde ein Löschkennzeichen gesetzt, aber noch nicht anonymisiert, wird beim Wiedereintritt ein neuer Nutzereintrag erzeugt.
Was passiert?
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Die Löschkennzeichnung wird entfernt
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Es wird ein neuer Beschäftigungszeitraum gesetzt
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Die ursprüngliche Personalnummer kann weiterverwendet werden
Hinweis: Die Historie des alten Datensatzes bleibt erhalten, ist aber vom neuen Eintrag getrennt.
➤ Wiedereintritt nach Anonymisierung
Wurde die Person zuvor anonymisiert, ist keine Reaktivierung möglich.
Was passiert?
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Ein vollständig neuer Nutzereintrag mit neuer Personalnummer wird erzeugt
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Die frühere Personalnummer wurde bereits bei der Anonymisierung entfernt
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Es entsteht kein Konflikt im System, da die Verbindung zur alten Identität technisch nicht mehr besteht
Fazit: Anonymisierte Nutzer gelten als endgültig abgeschlossen – eine Wiederverwendung des ursprünglichen Datensatzes ist ausgeschlossen.